Każdy projekt wiąże się często z wieloma wątpliwościami i pytaniami ze strony zespołu projektowego czy kierownika projektu (i nie tylko). Dlatego warto zapoznać się z najczęściej zadawanymi pytaniami odnośnie tematyki zarządzania projektami.
-
Co to jest projekt?
Program pracy, który ma prowadzić do korzystnych zmian. Celem wprowadzenia projektu może być: rozwój i wprowadzanie nowych usług, wprowadzenie usprawnień do istniejących procesów.
-
Kim jest kierownik projektu?
Zazwyczaj kierownik projektu będzie nominowany do prowadzenia projektu i oczekuje się, że będzie w pełni odpowiedzialny za realizację jego celów. Kierownik projektu będzie liderem zespołu i będzie odpowiedzialny za:
- uzyskanie zatwierdzenia realizacji projektu;
- wybór i prowadzenie zespołu oraz ustawienia indywidualnych celów;
- zapewnienie pełnego studium wykonalności;
- monitorowanie pracy i kosztów;
- motywowanie zespołu;
- pomoc w rozwiązywaniu problemów;
- przegląd i zamknięcie projektu.
-
Jakie umiejętności powinien posiadać kierownik projektu?
Szeroka gama umiejętności oraz doświadczenie są niezbędne podczas zarządzania projektem. Należy do nich wiedza biznesowa, umiejętności techniczne (planowanie skomplikowanych zadań, zasobów, negocjacja, zarządzanie umowami, twórcze myślenie) i indywidualne (dobra prezentacja i perswazja, wysoka wiarygodność) oraz umiejętność kierowania zespołem projektowym.
-
Czy istnieje hierarchia kierowników projektu?
Tak – w zależności od wielkości projektu i liczby projektów, organizacja może wymagać kilku osób do prowadzenia różnych projektów. Na ogół hierarchia ta dzieli się na 3 podzespoły.
-
Czy członkowie zespołu potrzebują mentora lub szkolenia?
Czasami ludzie nie spełniają oczekiwań, ponieważ nie mają odpowiednich umiejętności, by wykonać zadanie. Na przykład, można przypisać osobę do zakończenia analizy nowego zestawu raportów, ale ona kompletnie nie wie jak się za to zabrać. Dlatego istotne jest, by odbywali oni różne szkolenia, poszerzali zakres posiadanej wiedzy. Każdy pracownik potrzebuje jakiegoś przełożonego, kierownika, który będzie wydawał polecenia i będzie kontrolował postępy pracy.
-
Czyja rola jest w takim razie ważniejsza: kierownika projektu czy uczestnika?
Nie da się w ten sposób określać funkcji tych osób. Oczywiście więcej odpowiedzialności i więcej funkcji posiada project manager. Jednak uczestnik projektu także wnosi wiele wkładu do pracy. Oczywiście nie da się zaprzeczyć, że rola kierownika jest bardzo ważna, ale bez uczestnika projektu projekt nie byłby możliwy do realizacji.
-
Dlaczego firma decyduje się na wdrożenie standardów z zakresu zarządzania projektami?
Obecnie wszystko przyspieszyło. Globalizacja przynosi coraz to nowe wyzwania. Firma, by utrzymać się na rynku, musi dynamicznie się rozwijać. Gdy realizuje projekt, konieczne jest usprawnienie pracy, by wszystko przebiegało pomyślnie. Umiejętne zarządzani projektami pozwala na taką organizację pracy, że grupa projektowa uzyska wyznaczone cele, a przedsięwzięcie zostanie ukończone w zaplanowanym terminie.
-
Jakie są ograniczenia w projekcie?
Niezależnie od specyfiki projektu w firmie zawsze występują trzy podstawowe ograniczenia:
- czas – należy tak realizować swoje zadania, by zmieścić się w ramach czasowych;
- budżet – trzeba zawsze mieć na uwadze środki finansowe przeznaczone na wykonanie zadania;
- zakres projektu – chodzi o osiągnięcie celów wcześniej zdefiniowanych, dostarczenie pożądanego produktu.
Te trzy ograniczenia są zwykle ze sobą mocno powiązane.
-
Jakie można wyróżnić metodyki zarządzania projektami?
Do najbardziej typowych należą: Prince 2, Scrum, Critical Chain, TenStep, PMBok. Natomiast techniki zarządzania projektami informatycznymi: XPM, XPrince
-
Czy zawsze istnieje ryzyko w projekcie?
Nie należy tak pojmować sytuacji. Jest tak dlatego, że każdy projekt jest zawsze związany z pewnym stopniem ryzyka. Zagrożenia takie związane są ze zmieniającą się sytuacją na rynku, itd. Jeżeli, nawet przy bardzo pewnym do realizacji projekcie, firma nie uwzględni w swoim planie ryzyka, może to odbić się negatywnie w trakcie procesu projektowego.
-
Jaki program do zarządzania projektami wybrać?
Wszystko zależy od wielkości projektu, od jego złożoności. Na rynku informatycznym jest dostępnych wiele dobrych programów. Inne mają trochę niedociągnięć. Dobry program musi mieć możliwość przypisywania zadań poszczególnym uczestnikom, wymiany informacji pomiędzy wszystkimi osobami zaangażowanymi w prace nad projektem. Jeżeli potencjalny klient ma wątpliwości, zawsze może skorzystać z wersji demo dostępnej na stronie firmy oferującej oprogramowanie.
