Oprogramowanie do zarządzania projektami
Podczas planowania projektu istotnym jego elementem jest wybór odpowiedniego oprogramowania do zarządzania projektami. Taki program wprowadza wiele ułatwień do całej organizacji w projekcie. Pozwala m. in. na lepszą kontrolę zadań i budżetu przeznaczonego na realizację projektu czy też na sprawniejszą wymianę informacji.
System do zarządzania projektami to specjalnie stworzone oprogramowanie dla firm w celu ułatwienia/uproszczenia pracy nad realizacją projektu. Wybór takiego programu niejednokrotne zależy od wielkości projektu, liczby jego uczestników.
Liderzy organizacji, kierownicy firm zwykle nie mają adekwatnej widoczności co do wewnętrznych operacji w jednostce. Konsekwencją tego może być niewyrównane opracowanie strategicznego, kwartalnego i projektowego planu, codzienne zamieszanie w liście członków zespołu. Elementy działalności każdej firmy powinny być częścią “mistrzowskiego” planu dostarczającego informacji w czasie rzeczywistym. Program powinien więc scalać te wszystkie czynniki w jedno. Efektywna realizacja projektu winna prowadzić do osiągnięcia strategicznych celów.
Oprogramowanie powinno pozwolić zespołowi na wzajemne oddziaływanie na środowisko zarządzania projektem, wnoszenie wkładu w tworzenie planu, zezwolenie na aktualizacje tego planu - jeśli jest to konieczne. Zmiany w planie powinny natychmiast być dostępne do wglądu dla wszystkich uczestników projektu. Sprawi to, że wniesiony wkład od podstaw tego “drzewa organizacyjnego” zostanie efektywnie połączony z kierownictwem i kontrolą odgórną. Takie relacje góra-dół i dół-góra pozwolą na zyskanie przez przedsiębiorstwo większej produktywności i “zwinności”.
Cechy systemu do zarządzania projektami
Dobry program powinien eliminować barierę w postaci wielkich procedur biurokratycznych. Wtedy kierownik projektu nie będzie musiał spędzać wiele czasu nad pilnowaniem realizacji zadań, dodatkowo te po terminie są odpowiednio zaznaczane. Kiedy natomiast zadanie zostanie wykonane pracownik powinien je oznaczyć.
Program powinien być dostępny przez Internet. Wtedy jest o wiele łatwiejsza komunikacja. W razie jakichkolwiek zmian, aktualizacji każdy je widzi, a kierownik projektu nie musi informować każdego po kolei o dokonanych modyfikacjach.
Taki program umożliwia komunikację między uczestnikami projektu w czasie rzeczywistym. Zapisywane są tu cele, które zostają dokładnie określone podczas etapu planowania. W tym punkcie niezmiernie ważne jest podanie terminu na ich realizację. Program ma zwykle funkcję kalendarza, gdzie można łatwo zobaczyć wszystkie plany.
Następnie definiuje się zadania, jakie należy wykonać. W programie każde z poleceń przypisuje się konkretnemu uczestnikowi projektu. Jest to duże ułatwienie, gdyż nie ma tu niepotrzebnych niedomówień. Każdy widzi, co i do kiedy ma zrobić. W przypadku niewykonania określonego zadania zwykle program od razu nas o tym informuje w odpowiedni sposób. Każde zapytanie można kierować za pośrednictwem programu. Wiadomość taką widzi adresat także w swojej skrzynce mailowej.
Kolejnym ważnym elementem jest możliwość rozsyłania plików za pomocą takiego systemu.
Korzyści wynikające z używania programu do zarządzania projektami
Zaletami (odnośnie systemów wspomagających prace przy projektach) są przede wszystkim:
- Bardzo dobra organizacja pracy,;
- Znakomity przepływ informacji; każdy uczestnik jest zawsze na bieżąco na każdym etapie realizacji projektu;
- Dobrze rozplanowany podział obowiązków;
- Ułatwiona kontrola ze strony kierownika projektu;
- Rejestr ewentualnego ryzyka;
- Ułatwiona komunikacja;
- Przejrzystość;
- Ułatwiona kontrola środków finansowych przeznaczonych na realizację określonego zadania.
Program do zarządzania sprawia, że praca nad projektem nie wydaje się być przedsięwzięciem nie do przeskoczenia. Poza tym taki system jest przydatny wszędzie tam, gdzie tworzy się projekty dotyczące różnej tematyki. Tymi grupami docelowymi mogą być m. in.: firmy informatyczne, budowlane, architektoniczne, agencje reklamowe, itp.
