Etapy zarządzania projektami

Samo pojęcie “zarządzanie projektami” kryje w sobie szereg poszczególnych elementów składających się na całość. Jednak, by projekt był skuteczny, tzn. by został sfinalizowany w terminie, trzeba przejść przez jego poszczególne etapy zwane również cyklem życia projektu.

Etap wprowadzenia

Tworzenie danego planu rozpoczyna się kreowaniem wizji projektu, czyli zaplanowaniem czasu przeznaczonego do jego wykonania, ustalenia potrzebnego kapitału oraz  zasięgu przedsięwzięcia. Brak tego kosztorysu powoduje powstanie przeciwności na drodze do konkretyzacji koncepcji.

Pomysł wykreowania projektu może należeć do szeregowych pracowników, koordynatora lub dyrekcji firmy. To, kto jest pomysłodawcą projektu ma ogromne znaczenie z racji na przeznaczany do tego celu budżet. Przeciętnemu pracownikowi może sprawić to nie lada problem, ponieważ na własną rękę szuka środków finansowych. Natomiast, jeśli chodzi o zarząd firmy, to należy założyć, że pieniądze zostaną z góry przeznaczone na inwestycję. Kapitał jest istotnym instrumentem planistyki oraz sprawowania kontroli nad projektem. Dzięki niemu można uzyskać pomoc w formułowaniu wszelakich działań.

Właściwe zdefiniowanie planu

Dobre ułożenie planu odgrywa bardzo dużą rolę dla sukcesu podczas tworzenia projektu. Definiuje się tu znaczące elementy, które muszą być ujęte w całym projekcie. Trzeba tu przede wszystkim oszacować ilość pracy, która będzie potrzebna do realizacji projektu. Tworzy się również kosztorys. Od budżetu w danej firmie zależy bardzo wiele. Jeśli finanse są zbyt niskie, to nie ma możliwości, by firma zajmowała się wykonywaniem dużych projektów. Planowanie musi uwzględniać ryzyko realne podczas realizacji celów oraz ryzyko w założeniu hipotetycznym. Trzeba tu wziąć pod uwagę również czas na osiągnięcie zamierzeń w projekcie.

Oczywiście nieodzownym elementem w planowaniu jest podział zadań między uczestnikami projektu. Taka organizacja pozwala na zapewnienie ciągłości w pracy, a także łatwą synchronizację między poszczególnymi pracownikami.

Jednym z etapów zarządzania projektem jest również wytyczenie czasu przeznaczonego na realizację założeń. Bierze się tu pod uwagę termin zarezerwowany na wykonanie zadań.

Podczas realizacji projektu liczy się przede wszystkim jakość oraz organizacja pracy. Przestrzeganie kanonów jakości wspomaga załogę w wykonaniu zaplanowanych celów projektu oraz zapobiega pomyłkom, które mogą doprowadzić do dodatkowych kosztów.

Praca nad projektem, czyli jego realizacja

Gdy już jest opracowany dobry plan, trzeba przystąpić do jednej z najistotniejszych faz, czyli realizacji projektu. Polega to na osiąganiu krok po kroku zamierzeń zawartych w planie. Trzeba mieć na uwadze zaplanowany czas na wykonanie poszczególnych zadań.

Kontrola nieodzownym elementem w każdym projekcie

Kontrola nad realizacją projektu faktycznie ma miejsce przez cały cykl jego trwania. Ocenia się tu wydajność członków zespołu, stan całego przedsięwzięcia. Dokonuje się również kontroli harmonizacji zmian w projekcie. Kontrola obejmuje wiele innych kwestii, a najważniejsze z nich to: nadzór nad zmianami w budżecie, nad jakością wykonywanych zadań, itp. Wiąże się to z szybkim reagowaniem w razie wystąpienia jakichkolwiek przeciwności. Każdego dnia zleceniodawca powinien otrzymywać sprawozdanie z postępów. Kompetentne zarządzanie projektami prowadzi do zminimalizowania czasu przeznaczonego na realizację.

Pomyślne zakończenie projektu

Faza zakończenia projektu jest zwykle prosta do założenia. Tu nie ma raczej żadnych niespodzianek, nieoczekiwanego ryzyka. Sporządza się tu raporty, kompletuje i archiwizuje dokumentacje, rozlicza się także z firmami zewnętrznymi. Można także dokonać oceny czy projekt spełnia kryteria. Bardzo przydatne jest także wyciąganie wniosków z określonych sytuacji. Konkluzje te można zawsze wykorzystać podczas realizacji kolejnego projektu, co z pewnością przyniesie firmie korzyści.

Wcześniejsze wykonanie projektu obfituje w wyznaczniki rentowności. Zdarza się jednak, że dany projekt nie przeprawi się przez te wszystkie etapy. Im większa ilość projektów oraz usatysfakcjonowanych konsumentów, tym większe dochody.