Korzyści z zarządzania projektami

Wartość zarządzania projektami stale rośnie. Z kolei im bardziej cały proces zarządzania projektami jest dojrzały, tym bardziej ta wartość jest lepiej postrzegana przez firmy. Jednak jest jeszcze wiele jednostek, które nie korzystają z tej dziedziny, a często byłoby to bardzo dobrym posunięciem z ich strony. Dzieje się tak dlatego, że firma nie posiada jeszcze dostatecznej wiedzy na ten temat, nie chce rozwijać się, itd. Jednak korzyści z wdrożenia zasad zarządzania projektami jest bardzo wiele.

Zalety z zarządzania projektami

Korzyści zarządzania projektami składają się z tych wszystkich elementów, które są naprawdę symbiotycznie powiązane pomiędzy kierownikiem, klientem oraz uczestnikami projektu. Zarządzanie projektami umożliwia osiągnięcie wydajności, oszczędności, często prowadzi też do wdrażania nowych  pomysłów. Zalety tej działalności są ogromne. Kierownik projektu musi opracować taką strategię, która pozwoli na osiągnięcie wyznaczonych wcześniej celów. Ponadto jeśli ktoś poprosiłby o listę firm, które wycofały się ze stosowania standardów odnośnie zarządzania projektami, raczej będzie zawiedziony. Prawdopodobnie nigdzie takiej jednostki nie da się znaleźć. Dlaczego? Powód jest prosty: metodyki zarządzania projektami są na tyle skuteczne, że firmy nie chcą z nich rezygnować.

Oczywiście jest wiele rodzajów projektów, różne specjalizacje, ale ogólnie rzecz ujmując korzyści z zarządzania projektami są następujące:

• większa wydajność w dostarczaniu usług; zarządzanie projektami zawiera swojego rodzaju “mapę drogową”, która pokazuje drogę, jaką należy podążać. Poza tym wie się wtedy, gdzie nie warto iść, jakich błędów unikać; można wtedy pracować, wydajniej;
• poprawa, wzrost i większa satysfakcja klienta; kiedy projekt realizowany jest zgodnie z planem, nie przedłużając wyznaczonych terminów i budżetu, klient jest zadowolony. Z pewnością powróci on znowu lub poleci firmę innym znajomym; kierownicy projektu dostarczają narzędzi, które umożliwiają klientowi kontynuowanie tych dobrych relacji;
• większa efektywność w dostarczaniu usług; strategie, które pozwoliły pomyślnie zrealizować projekt będą jeszcze wiele razy służyć;
• poprawa wzrostu i rozwoju wśród uczestników projektu; pozytywne rezultaty wykonania zadań inspirują i motywują do dalszego działania;
• osiągnięcie wysokiej pozycji na rynku; przewaga nad konkurencją; zarządzanie projektami daje ciągłe panowanie nad sytuacją i kontrolowanie zaplanowanych zadań;
• możliwość  poszerzenia i rozwoju usług; zwiększona wydajność prowadzi do szansy zdobycia większego sukcesu;
• lepsza elastyczność; zarządzanie projektem pozwala na opracowanie strategii, która daje możliwość przewidzenia wyglądu każdego z etapów;
• zwiększona ocena ryzyka; żaden plan projektu nie może obyć się bez  uwzględnienia ryzyka; jest to bardzo dobre podejście, gdyż w momencie pojawienia się zagrożenia firma nie jest aż tak zaskoczona, ma przygotowany plan działania w kierunku eliminacji ryzyka;
• zwiększona jakość; jakość ta idzie w parze ze zwiększoną efektywnością;
• lepsza komunikacja między poszczególnymi członkami zespołu projektowego; używając oprogramowania do zarządzania projektami nie ma niedomówień; każdy widzi, co się obecnie dzieje w projekcie;
• stosowanie standardów zarządzania projektami pozwala myśleć osobom zaangażowanym w prace nad projektem w kreatywny sposób.

Źródła wewnętrzne i zewnętrzne strategicznych przesłanek

Gdy firma podjęła już decyzję o wdrożeniu technik zarządzania, może mieć jedynie obawy co do tego, jak w pełni wykorzystać wszystkie jego zalety. Natomiast strategiczne przesłanki swoje pochodzenie opierają na dwóch źródłach: wewnętrznych i zewnętrznych. Do tych pierwszych można zaliczyć taką formę, jak odkrycie korzyści z zarządzania projektami poprzez wyższe kierownictwo, które nadzoruje aktualne trendy na rynku lub kontroluje efekty pracy konkurencji. Wskazuje się tu także różne metody znacznej poprawy efektywności i skuteczności. Specjaliści d/s zarządzania projektami wiedzą, że znajomość takowej tematyki pozwala na utworzenie kadry zarządzającej, która zna sposób prosperowania prawie każdej jednostki. Z drugiej strony źródła zewnętrzne to takie, które budzą potrzebę u firmy do przeprowadzenia modyfikacji co do sposobu prowadzenia działalności, np:

• zmiany dokonywane ze względu na konkurencję; klienci mają nadzieję na niższe koszty, a poza tym chcą, by u nich także stosowano techniki zarządzania projektami;
• klienci oczekują, że autorzy projektów będą zadowoleni z niższej prowizji;
• rzut na normy jakościowe; klient chce jeszcze lepszej jakości, mniej reklamacji i ewentualnych usterek;
• “naciski ekonomiczne"; "... firmy powinny wykonywać więcej pracy w krótszym czasie i przy niższych kosztach, aby obniżyć skutki różnic kursowych oraz koszt obsługi kredytów”;
• czynniki polityczne; konkurencja każdej firmy ma miejsce w uwarunkowaniach globalnych, które zwykle kładą nacisk na homogeniczne procesy zarządzania projektami,
• czynniki techniczne; oczekuje się najlepszych i “na czasie” rozwiązań technologicznych (jak najtaniej);
• czynniki społeczne; pracownik chce wykonywać pracę w krótszym czasie, ale więcej, by nie zostawać na nadgodziny.