Sekrety skutecznego zarządzania projektami

W celu skutecznego zarządzania projektami nie wystarczy jedynie ułożenie właściwego (do specyfiki projektu) planu. Należy przede wszystkim zwrócić uwagę na fakt, czy przydzielone zadania uczestnikom projektu są odpowiednie co do ich kwalifikacji, czy uwzględniono plan awaryjny, czy zwrócono uwagę na możliwość wystąpienia ryzyka w projekcie, itp.

1. Określenie kryteriów sukcesu projektu. Na początku projektu należy upewnić się, że zainteresowane strony potrafią dojść do porozumienia w kwestii sukcesu projektu. Częste spotkania i określanie zadań z harmonogramu dają sukces. Jednak oprócz tych dwóch czynników są jeszcze inne m. in: zwiększenie udziałów rynkowych poprzez osiąganie określonych wielkości sprzedaży lub przychodów oraz wypracowanie określonej satysfakcji klienta.
2. Identyfikacja projektu. Każdy projekt musi uwzględniać potrzebę funkcjonalności, personel, budżet, harmonogram oraz jakość.
3. Określenie kryteriów dopuszczenia projektu. Zalicza się tutaj przewidziany czas rozpoczęcia i zakończenia projektu, budżet, pracowników przypisanych do poszczególnych zadań itp. Bez względu na wybór kryteria powinny być realistyczne i dostosowane do oczekiwań klienta.
4. Negocjacja zobowiązań. Mimo nacisków nigdy nie można nikomu nic obiecać. Negocjacje w dobrej wierze z klientami mogą przynieść oczekiwane cele. Ważne jest posiadanie mocnych argumentów, przemawiających na Twoją korzyść. Swoje argumenty można poprzeć pozostałymi osiągnięciami.
5. Stworzenie planu projektu. Jest to jeden z trudniejszych etapów realizacji projektu. Czas poświęcony na analizę tego, czego zamierzamy się podjąć, aby rozwiązać jakiś problem zmniejsza liczbę niespodzianek pojawiających się w późniejszym czasie.
6. Rozłożenie zadań. Porozkładanie dużych zadań na wiele drobniejszych ułatwia ich dokładniejsze oszacowanie. Pozwala to również na bardziej szczegółowe śledzenie postępów.
7. Opracowanie wspólnego planowania arkuszy dla dużych zadań. Każda lista kontrolna powinna obejmować wszystkie czynności jakie mogą być potrzebne do dużych zadań. Arkusze te pozwolą na skrupulatne przydzielenie pracowników do zadań oraz oszacowanie nakładów.
8. Zarządzanie ryzykiem projektu. Warto spędzić trochę czasu podczas planowania nad oceną potencjalnego zagrożenia i podjęciu decyzji w jaki sposób można go zmniejszyć lub mu zapobiec.
9. Respekt krzywej uczenia się. Jeśli pierwszy raz korzysta się z nowych technologii lub narzędzi, można zapłacić cenę w postaci krótkoterminowego spadku wydajności. Nie należy oczekiwać, że uzyska się wspaniałe korzyści dzięki zastosowania nowych metod po raz pierwszy.
10. Plan awaryjny. Rzeczy nie zawsze układają się dokładnie tak, jak zaplanowane zostało to na wstępie w projekcie. Istotne jest zatem, by dysponować planem "B".
11. Śledzenie postępów pracy. Jeśli nie jest rejestrowany rzeczywisty czas i wysiłek poświęcony na realizacje poszczególnych zadań, powinno się liczyć z możliwością pewnej porażki.