Kim są uczestnicy projektu?

Interesariusze to osoby, których wiedza, poglądy i działania wpływają na powodzenie projektu, ale również osoby, które są zainteresowane współpracą w dziedzinie zarządzania projektami. Jednak każdy człowiek z osobna ma zupełnie inny udział w projekcie np. menadżerowie są zainteresowani korzyściami i użytecznością produktu, informatycy myślą o technologii, a prawnicy zaś koncentrują się na skutkach prawnych. Dlatego każdy interesariusz może mieć własny punkt widzenia.

Praca pod presją nie pomaga w osiągnięciu wyznaczonych wyników. Aby odnieść sukces należy posiadać odwagę do porozumiewania się ze stronami. Jeśli posiadacze udziałów w projekcie nie są świadomi obaw co do powodzenia projektu, szanse na jego dobrą realizację maleją. Zainteresowane strony powinny znać wyrażane przez siebie kwestie oraz myśli na temat zagrożenia oraz szans stworzenia projektu.

Prawdziwym problemem, który działa na niekorzyść jest czas. Relacje z ludźmi nie są budowane z dnia na dzień. Potrzeba czasu, aby skonstruować zaufanie. Pośpiech może spowodować trudności w realizacji.

Zainteresowana strona, to osoba, która może mieć wpływ na wynik, powodzenie projektu. Dlatego należy zidentyfikować ludzi należących do tej kategorii. Z pewnością zespół projektowy oraz potencjalni użytkownicy są głównymi zainteresowanymi stronami, ale tak samo jest z kluczowymi dostawcami, członkami zarządu, czy menedżerami firm pokrewnych dziedzin. Oprócz identyfikacji uczestników oraz poznania w jaki sposób odnoszą się do projektu istotną częścią jest działanie.

Zainteresowane strony powinny być zaangażowane podczas, gdy cele projektu są tworzone, wymagania są opracowywane, zagrożenia i szanse oceniane, a decyzje podejmowane.

Należy się zastanowić, jakie rodzaje wiedzy i jaką tematykę będzie “poruszał” projekt.

Jeśli interesariusz nie jest autentyczny, interesy są narażone na ryzyko w projekcie. Posiadanie udziałów w projekcie powinno oznaczać, że uzgodniono kilka istotnych kwestii.

Jako jedna z zainteresowanych stron należy upomnieć się o swoje interesy. Jeśli interesy są naruszone w wyniku realizacji projektu, jest to złe zarządzanie projektem prowadzące do wielu negatywnych skutków.

Uczestnik projektu

Zarządzając projektem, należy znać tematykę przedmiotu projektu. Zarządzanie projektami to wiele różnych elementów razem ze sobą powiązanych. Trzeba także pamiętać, że jest to zawsze wspólna praca. Dlatego tak ważne jest wybranie odpowiedniego uczestnika projektu.

Uczestnik projektu, łącznie z pozostałymi pracownikami zaangażowanymi w prace nad projektem, dopełnia całości. To on posiada określone funkcje, które realizuje w taki sposób, by wszystko się ze sobą scalało, zostało dopięte na ostatni guzik. Taki uczestnik podlega kierownikowi projektu, który wyznacza mu zadania do wypełnienia. Każdy uczestnik projektu posiada typowe obowiązki, jak np:

• realizacja wyznaczonych zadań,
• informowanie o problemach pojawiających się przy wykonywaniu tych zadań,
• opracowanie koncepcji działania,
• składanie raportów z realizacji poleceń w wyznaczonym terminie,
• sygnalizowanie możliwości niezmieszczenia się w budżecie przeznaczonym na wykonanie określonego zadania.

Ponadto zwykle uczestnik projektu posiada następujące uprawnienia:

• proponowanie sposobu rozwiązania kłopotliwej sytuacji,
• oszacowanie czasu potrzebnego takiemu pracownikowi na wypełnienie powierzonego zadania.

Istotną częścią tej tematyki są także kwalifikacje, jakie powinien posiadać potencjalny uczestnik projektu. W takim razie zalecane jest, by mógł wykazać się:

• znajomością tematyki dotyczącej realizowanego projektu,
• umiejętnością oszacowania czasu trwania każdego zadania,
• sumiennością,
• uczciwością,
• dyspozycyjnością,
• szanowaniem i przestrzeganiem zasad obowiązujących w pracy,
• chęci podnoszenia swych kwalifikacji zawodowych poprzez udział w szkoleniach z zakresu zarządzania projektami, np. szkolenie uczące jak odpowiednio zarządzać swoim czasem, by usprawnić pracę nad projektem),
• umiejętnością komunikacji wewnątrz zespołu (pracownik, który zamknięty jest na relacje ze współpracownikami nie jest zwykle mile widziany),
• elastycznością w działaniu,
• pracowitością.

Natomiast żaden uczestnik projektu nie powinien posiadać następujących cech:

• brak zaangażowania w wykonanie powierzonych zadań,
• brak elastyczności w działaniu,
• odkładanie zadań na później, tzw. “efekt studenta”,
• niedomykanie realizacji zadań,
• zbyt duża skłonność do drążenia tematu; jest to taka sytuacja, gdy pracownik zbyt często wraca do wykonanego wcześniej zadania, ciągle coś poprawia przez co kolejne zadania realizowane są w późniejszym terminie,
• brak sygnalizowania powstałych problemów czy ryzyka związanego z konkretnym zadaniem,
• zbyt duża chęć konkurencji,
• skłonność do krytykowania wszystkich pozostałych członków zespołu projektowego.